02.png

Электронный документооборот

В век развития информационных технологий задача автоматизации всех бизнес-процессов компании, сокращения потока бумажной документации и перевода в электронный формат всех регламентирующих и сопроводительных документов становится одной из важнейших. Электронный документооборот  — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Система электронного документооборота  — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

Основные принципы электронного документооборота:
  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Подход компании Paramitec к созданию  cистемы электронного документооборота  :

  • Обследование имеющейся системы документооборота по следующим 
    направлениям:
    • изучение локальной нормативной базы, касающейся движения документов в организации, регламенты работы с документами и бизнес-процессы, связанные с их созданием и жизнедеятельностью;
    • проведение опроса сотрудников, работающих с документами;
    • оценка ролей сотрудников и сценариев их действий в процессе работы с документами.
  • Разработка технологической схемы движения документов и сценариев работы с ними.
  • Подготовка отчета обследования с предложениями по оптимизации бизнес-процессов документооборота.
  • Выбор базовой платформы cистемы электронного документооборота и набора приложений, позволяющих обеспечить движение документов в электронной форме по разработанной технологической схеме. В случае необходимости возможна доработка приложений под задачи Заказчика
  • Подготовка проектной документации по внедрению  cистемы электронного документооборота.
  • Проведение работ по внедрению выбранного программного решения в информационную среду предприятия.
  • Подготовка пользовательской документации и обучение пользователей.
     
Заявка на выезд специалиста